Como gestor, é essencial compreender as diferentes fases da cobrança de dívidas para maximizar a recuperação de recursos financeiros.
Neste guia, iremos explorar as fases da cobrança, fornecendo dicas valiosas para ajudar você a lidar com eficiência com os desafios relacionados à inadimplência.
Além disso, considere as etapas abaixo para construir uma régua de cobrança efetiva.
Fase de cobrança preventiva
Antes de iniciar qualquer processo formal de cobrança, é importante estabelecer uma comunicação eficaz com o devedor.
Nesta fase, o objetivo é enviar lembretes amigáveis, por meio de e-mails, telefonemas ou cartas, para lembrar o cliente sobre a dívida pendente e incentivar o pagamento.
Além disso, é crucial manter a cordialidade e o profissionalismo, buscando resolver a situação de forma amigável e evitar conflitos.
Boas práticas
- Localização é uma das maiores oportunidades na cobrança! Mantenha seu CRM atualizado, com informações de contato atualizadas;
- Envie lembretes de pagamento de forma proativa e regular;
- Utilize diferentes meios de comunicação, como e-mails, telefonemas ou cartas;
- Adote um tom amigável e cortês ao se comunicar com o devedor;
- Incentive o pagamento e forneça opções de contato para dúvidas ou negociações;
- Estabeleça prazos claros para o pagamento da dívida e seja consistente ao lembrar o devedor sobre essas datas.
O que evitar na cobrança preventiva
- Evite adotar um tom agressivo ou ameaçador ao se comunicar com o devedor. Isso pode prejudicar a relação e dificultar a negociação futura;
- Não divulgue informações confidenciais sobre a dívida para terceiros, a menos que seja estritamente necessário e permitido por lei;
- Evite contatar o devedor fora do horário comercial padrão. Respeite sua privacidade e evite incômodos desnecessários;
- Por último, não faça promessas ou acordos que você não possa cumprir. Mantenha-se realista e transparente durante a comunicação.
Cobrança de cobrança amigável
Caso a fase de pré-cobrança não tenha sucesso, chegou a hora de iniciar a cobrança de forma mais firme.
Nessa etapa, é importante estabelecer um diálogo claro com o devedor, informando sobre as consequências da falta de pagamento e buscando opções de acordo, como parcelamentos ou renegociações.
Além disso, mantenha registros detalhados de todas as interações para acompanhar o progresso e documentar qualquer acordo feito.
Boas práticas
- Seja proativo ao entrar em contato com o devedor;
- Facilite o entendimento do devedor quanto aos detalhes da dívida. Segundo dados do Procon-SP, em 2020, foram registradas mais de 200 mil reclamações relacionadas a cobranças indevidas;
- Seja flexível e considere a capacidade de pagamento do devedor;
- Mantenha um registro detalhado de todas as interações com o devedor, incluindo datas, horários, conteúdo das conversas e acordos realizados.
O que evitar
- Evite pressionar o devedor com propostas fora de sua realidade;
- Não deixe de documentar todas as comunicações e acordos feitos com o devedor. Assim, você não prejudica sua capacidade de comprovar as tentativas de cobrança em caso de ação judicial;
- Não faça promessas ou ofereça vantagens que você não possa cumprir, como a exclusão de registros de inadimplência ou a eliminação de multas e encargos adicionais;
- Evite abordagem excessiva ou insistente, respeitando sua privacidade e limites pessoais.
Fase de cobrança judicial
Se as fases de cobrança anteriores não tiverem sucesso, a próxima etapa é recorrer aos procedimentos legais. Nesse estágio, é necessário buscar assessoria jurídica para tomar as medidas apropriadas.
Em geral, o tempo médio para a conclusão de uma ação de cobrança judicial pode variar de alguns meses a vários anos. Esse prazo pode ser influenciado por vários fatores, incluindo a sobrecarga dos tribunais, a complexidade do caso e a disponibilidade das partes envolvidas.
Boas práticas
- Consulte um advogado especializado em cobranças para orientação adequada;
- Prepare uma documentação completa e precisa relacionada à dívida, incluindo contratos, faturas, registros de comunicação e qualquer outra evidência relevante;
- Garanta que todas as ações legais sejam realizadas conforme as normas e prazos estabelecidos pelo sistema judiciário;
- Esteja disponível para colaborar durante o processo judicial.
O que evitar na fase de cobrança judicial
- Em primeiro lugar, evite tentativas de intimidar o devedor por meio de ameaças ou coação;
- Não deixe de responder a todas as notificações e prazos estabelecidos pelo sistema judiciário. Isso pode resultar em perda de direitos ou penalidades.
- Forneça informações precisas e completas ao advogado;
- Evite realizar ações não autorizadas pelos advogados envolvidos no processo, como a tentativa de obter informações sobre o devedor ou seus bens por meio de meios ilegais.
Fase de Recuperação de Ativos
Caso a cobrança judicial seja bem-sucedida e uma sentença favorável seja obtida, inicia-se a fase de recuperação de ativos.
Nesse estágio, é possível buscar a execução da sentença para recuperar os valores devidos, como a penhora de bens ou a solicitação de bloqueio de contas bancárias.
Somente em 2020, foram feitos mais de 7 milhões de bloqueios via SISBAJUD, totalizando cerca de R$ 20 bilhões em ativos de devedores no Brasil.
Contudo, é importante ressaltar que essa fase requer o acompanhamento rigoroso das medidas legais, visando garantir a recuperação efetiva dos recursos financeiros.
Boas práticas.
- Monitore de perto o progresso das ações legais e cumpra todos os requisitos exigidos para a execução da sentença;
- Mantenha contato com o oficial de justiça designado para acompanhar a execução da sentença;
- Utilize as opções legais disponíveis para recuperação dos ativos, como a penhora de bens ou o bloqueio de contas bancárias, caso seja autorizado pelo tribunal.
- Acompanhe de perto todo o processo.
O que evitar?
- Evite a tentativa de recuperar os ativos de forma agressiva ou ilegal, como tentar se apropriar de bens que não pertencem ao devedor.
- Não deixe de respeitar as regras estabelecidas pelo sistema judicial e pelos advogados envolvidos no processo, especialmente no que se refere ao prazo e aos procedimentos de recuperação.
- Mantenha registros completos e precisos de todas as ações tomadas durante o processo de recuperação, incluindo a comprovação da entrega de bens penhorados ou bloqueios de contas bancárias.
- Evite o uso excessivo de recursos legais, especialmente se o custo de recuperação exceder o valor da dívida. Mantenha-se realista e priorize os casos em que a recuperação dos ativos é viável e eficiente.
Conclusão sobre as fases de cobrança.
Em síntese, gerenciar efetivamente as fases da cobrança de dívidas é essencial para garantir o fluxo de caixa e a saúde financeira de uma organização.
Ao compreender e aplicar essas etapas de maneira adequada, os gestores financeiros podem aumentar suas chances de sucesso na recuperação de dívidas.
Lembre-se sempre de buscar apoio jurídico, manter registros precisos e agir com profissionalismo durante todo o processo.
